Ter um negócio próprio exige muita dedicação e empenho, o que resulta em menos tempo para atividades de lazer e momentos com a família. Pensando nisto, reunimos algumas dicas que vão te ajudar a otimizar as suas atividades e diminuir o tempo gasto ao realizá-las.
1. Organize suas tarefas
Geralmente o empreendedor tem muitas atividades a serem realizadas quase que ao mesmo tempo, e para que tudo corra bem, é preciso realizar uma boa organização prévia. Inicie criando uma lista com as tarefas que precisam ser realizadas para manter o bom funcionamento da sua ótica.
Crie uma lista de todas as tarefas que realiza… Em uma coluna, vá anotando aleatoriamente, conforme elas vão aparecendo. Em outra coluna, ao lado, anote o que é diário, o que é semanal, mensal, bimestral, e assim por diante.
Depois, pegue essa lista e organize por periodicidade e, dentro de cada uma, classifique por prioridade, grifando: Alta Média Baixa
Com a lista de tarefas detalhada e escalonada por prioridade, realize primeiro as mais complexas, assim terá mais tranquilidade para as executar as demais tarefas.
2. Delegue atividades
É praticamente impossível conseguir fazer tudo sozinho dentro de uma ótica e ainda sobrar tempo para analisar as informações financeiras e de gestão para conseguir manter sua ótica competitiva e rentável. Por isto, passe a delegar algumas atividades para seus colaboradores!
Comece a passar as tarefas mais simples e conforme sentir mais confiança delegue outras mais complexas. Isto vai ajudar a melhorar o fluxo de trabalho e diminuir o volume das suas atividades, desafogando a sua agenda.
3. Mantenha o foco
Muitas vezes é difícil concluir uma tarefa sem acabar se perdendo em meio aos demais serviços que surgem durante o dia a dia de trabalho na sua loja.
Reserve umas horas do dia para se concentrar nas tarefas que requerem maior concentração e silêncio, como por exemplo conversas com fornecedores ou gerentes de banco, ou análise de relatórios financeiros.
De preferência, isole-se em um local mais reservado. Avise aos seus colaboradores sobre a sua indisponibilidade durante esse período, para que consiga focar nas suas atividades mais demoradas, que exigem maior atenção. Manter o foco vai fazer com que consiga concluir as tarefas com maior rapidez e assertividade.
4. Utilize a tecnologia para agilizar processos
Para conseguir gerir uma ótica e a manter produtiva é importante utilizar a tecnologia como aliada, para assim diminuir o tempo gasto na realização de tarefas e melhorar a sua produtividade.
Utilizar planilhas para organizar os dados de uma empresa é algo demorado e cansativo, por isto, independentemente do tamanho da sua ótica, é muito importante que você conte com um sistema de gestão. Esses sistemas possibilitam a organização de todo o fluxo de trabalho, diminuindo a incidência de erros e perda de informações, além de contarem com funcionalidades, como:
- Emissão de Ordem de Serviços, boletos e duplicatas;
- Controle de contas a pagar e receber;
- Gestão de estoque;
- Relatórios gerencias;
- Armazenamento de dados em nuvem.