O controle de estoque simples para laboratórios ópticos é a chave da eficiência nesse segmento. Erros na gestão dos produtos armazenados geram atrasos na entrega de pedidos, insatisfação de clientes e desperdício de recursos financeiros ou materiais.
Mas, por outro lado, é certo que o controle eficaz de um estoque não é apenas uma questão de evitar falta ou excesso de produtos. É um processo que envolve principalmente a garantia da qualidade, o cumprimento de prazos e a minimização de custos operacionais.
Se você tem interesse nesse assunto, vamos apresentar aqui os principais métodos de gestão de estoque, como usar a tecnologia e dicas para evitar erros comuns.
A importância de um controle de estoque simples para laboratórios ópticos
O uso de tecnologias e métodos de gestão para o controle de estoque pode afetar drasticamente as operações de um laboratório óptico. Vamos dar uma olhada nos principais impactos desse processo.
Redução de custos com um estoque bem gerido
Mais transparência na gestão do estoque fará seu laboratório óptico evitar gastos desnecessários com produtos parados.
Com um controle preciso dos itens armazenados, seu negócio pode comprar apenas a quantidade necessária de produtos para reabastecer o estoque, diminuindo o risco de sofrer com capital de giro ocioso e estoque encalhado.
Impacto no atendimento ao cliente
As óticas esperam que seus pedidos sejam atendidos prontamente pelos laboratórios ópticos e, de preferência, sem atrasos pela falta de itens.
Um estoque bem gerido garante que o seu negócio possa cumprir essas expectativas. E a satisfação com os pedidos será o primeiro passo para que os mesmos clientes voltem a comprar do seu laboratório.
Métodos simples de controle de estoque
Existem três métodos mais comuns para organizar o fluxo de estoque: FIFO (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), LIFO (Último a Entrar, Primeiro a Sair) e JIT (Just in Time). Cada um deles oferece uma abordagem para garantir que os produtos armazenados sejam geridos de maneira eficiente e oportuna.
FIFO
O FIFO (First In, First Out), que significa “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”, é um método que funciona sob um princípio simples: os produtos mais antigos do estoque são os primeiros a serem colocados para venda.
É um método particularmente recomendado para produtos que têm uma vida útil limitada, como alimentos perecíveis, medicamentos e produtos químicos. Empresas com estoques de produtos não perecíveis, mas que podem se tornar obsoletos com muita rapidez, também se beneficiam desse método.
No FIFO, cada novo lote de produtos é registrado com detalhes importantes, como a data de aquisição, a validade e a quantidade. Quando ocorre uma venda, as unidades mais antigas são retiradas do estoque, minimizando perdas por obsolescência ou expiração.
LIFO
O método LIFO (Last in, First out), ou “Último a Entrar, Primeiro a Sair”, é oposto ao FIFO. Aqui, os produtos mais recentes do estoque são os primeiros a serem colocados para venda, enquanto os mais antigos permanecem no inventário.
O LIFO é recomendado para produtos que têm um prazo de validade longo ou que não estragam facilmente, como é o caso de armações e outros materiais que não têm data de expiração muito apertada.
Para visualizar o método LIFO, pense no estoque de um laboratório óptico. Sempre que há uma nova leva de armações de óculos, os itens são colocados no final da prateleira. Quando o laboratório recebe um pedido específico, as armações mais recentemente adquiridas, que estão na ponta da prateleira, são movimentadas para atender à demanda.
Esse tipo de movimentação do estoque faz com que os produtos mais novos sejam os primeiros a serem vendidos.
JIT
O JIT (Just in Time), também conhecido como “No Momento Certo”, é um método de gestão feito para manter o estoque no mínimo necessário. Ele se baseia no princípio de que os produtos devem ser produzidos apenas quando são solicitados por um pedido.
Isso significa que a empresa produz apenas a quantidade exata de produtos para atender a uma demanda específica. É um fluxo de trabalho que requer uma coordenação com os fornecedores para comprar os materiais no momento certo e uma gestão eficiente do processo produtivo para entregar os produtos no prazo estipulado.
Com o JIT, as empresas não têm a necessidade de ter um armazenamento prolongado ou manter grandes quantidades de estoque.
A importância de um software de gestão para laboratórios ópticos
O software de gestão é uma ferramenta especializada que auxilia na organização, no controle e na eficiência de todas as operações de um laboratório óptico.
Com o sistema, você tem diversas funcionalidades em um só lugar, desde o controle de estoque até a gestão de pedidos, produção e entrega, facilitando a comunicação entre diferentes departamentos e melhorando a precisão das operações.
Aqui estão algumas maneiras como um software de gestão impacta a rotina de laboratórios ópticos:
- monitoramento do estoque em tempo real;
- acompanhamento de cada pedido desde o recebimento até a entrega,
- análise de dados e geração de relatórios;
- gestão comercial de clientes;
- análise de crédito de clientes;
- gestão financeira do laboratório, incluindo contas a pagar e contas a receber.
Com um software completo como o VolpeLab, você ainda pode personalizar as funcionalidades de acordo com as necessidades do laboratório óptico.
VolpeLab: um software completo para laboratórios ópticos
O VolpeLab é um software desenvolvido pela PWI Sistemas que se destaca como uma solução completa para laboratórios ópticos e distribuidoras. Continue e veja por que escolher essa ferramenta para o seu negócio.
Sistema modular e integrável
O VolpeLab é um sistema ERP dividido em módulos separados que interagem entre si. Cada laboratório óptico ou distribuidora pode personalizar o sistema, utilizando somente os módulos que são úteis à sua rotina de atividades internas.
Por exemplo, existem os módulos elementares, como Módulo de Vendas, Módulo de Laboratório e Módulo do Estoque, mas também existem os opcionais, como o Módulo de CRM, Módulo de Web Pedidos e Módulo de Compras.
Vantagens do sistema em nuvem e acesso mobile
Sendo um sistema na nuvem, o VolpeLab pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que haja conexão com a internet.
Isso elimina a necessidade de acessos a áreas de trabalho remotas ou lentidão para acessar os dados da empresa.
O VolpeLab também oferece um aplicativo móvel gerencial. Assim, você terá controle gerencial do seu laboratório e/ou distribuidora em tempo real, diretamente em seu smartphone.
Outras estratégias para a gestão de estoque
Existem outras estratégias que podem ajudar a maximizar a eficiência e minimizar os erros. A realização de auditorias, por exemplo, é importante para garantir que todos os itens do estoque estejam contabilizados e em boas condições. A ideia é contar e comparar registros para identificar discrepâncias e resolver problemas antes que eles se tornem maiores.
A análise de dados também é uma estratégia importante na gestão de estoque. Acompanhar as tendências de uso e demanda dos produtos permite prever as necessidades futuras de estoque e ajustar a produção de acordo com essas previsões.
O controle de estoque para laboratórios ópticos pode até parecer um processo complexo, mas ele se torna algo extremamente prático quando você tem uma ferramenta que integra todas as atividades da empresa em um só lugar. Então, conte com a nossa ferramenta!
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